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Como deducir y justificar las dietas de los autónomos

COMO PODER DEDUCIR Y JUSTIFICAR ANTE HACIENDA LAS DIETAS DE LOS AUTÓNOMOS CORRECTAMENTE

En un artículo anterior explicamos las dietas que podían deducir los autónomos gracias a la Ley de medidas urgentes del trabajo autónomo.  Os dejamos el enlace a aquel artículo donde se explica que dietas se pueden deducir:

Deducción de los gastos de manutención de los autónomos

Pero lo que dice la ley, en la práctica a veces resulta de difícil aplicación, debido a los requisitos y trabas adicionales que pone la Agencia Tributaria para admitir este tipo de gastos como deducible. Como siempre el criterio de la Agencia Tributaria es bastante restrictivo por lo que en los procedimientos de comprobación Hacienda esté echando para atrás miles de justificaciones de dietas de autónomos.

Los requisitos para poder deducirse una dieta eran muy claros, tenía que ser un gasto afecto a la actividad económica, realizado en un establecimiento de hostelería, pagado a través de un medio electrónico y respetando los límites de gasto establecidos en la ley que explicábamos en el artículo anterior.

 

¿Qué exige Hacienda para justificar esos gastos?

Aun cumpliendo los requisitos que marca la ley, la Agencia Tributaria exige más información sobre las dietas, es decir, que no solo solicitan la factura sino también alguna prueba adicional de que se trata de un gasto afecto a la actividad económica; es decir, un motivo por el que ese día comemos fuera de nuestro domicilio y tenemos derecho a dicha dieta.

Son unos requisitos “extra” que añade la Agencia Tributaria y que en la práctica hacen que muchos autónomos en la práctica no puedan deducirse estos gastos.

Ejemplo práctico

Yo soy abogado y me desplazo un día a Málaga, porque allí debo asistir a una vista de un procedimiento ordinario en la ciudad de la Justicia. Salgo temprano para evitar incidencias y cuando llego, desayuno 3,50 €. Como termino tarde, me quedo a comer allí y tomo un café, en total 20 €. Al final del día el gasto que tengo derecho a deducir es de 23,50 €, que está dentro del limite de los 26,67 € que permite Hacienda.

Incluyo dicho gasto en mi contabilidad y en mis declaraciones fiscales, pero 2 años después (pueden ser hasta cuatro, que es el plazo de prescripción) recibo una notificación en el que me requieren para que aporte mis libros contables y justificantes de ingresos y gastos, en el seno de un procedimiento de comprobación.

Aquí es donde Hacienda me va a exigir una serie de requisitos adicionales para poder justificar estos gastos, y si quiero superar este control, deberé seguir los siguientes pasos:

 

1º.- Siempre pedir factura completa, no basta con una factura simplificada:

El ticket o el resguardo de la tarjeta de crédito, no tiene validez. Hay que disponer de una factura con todos nuestros datos identificativos y que además refleje hora, lugar, datos de la empresa y modo de pago a ser posible.

El problema real es que nos parece engorroso pedir una factura de un café, o de una cerveza y un bocadillo, pero no hay que darle más vueltas, hay que pedir factura si queremos deducir este gasto

 

2º.- Siempre pagar con medios electrónicos:

Preferiblemente con tarjeta de crédito que se liquide en la cuenta corriente que usamos para nuestra actividad. Sobre todo lo importante es que la Agencia Tributaria si lo desea pueda hacer un rastreo verificable de dicho gasto.

 

3º.-Que el establecimiento sea un establecimiento hostelero:

Es una exigencia de la Agencia Tributaria pero que yo entiendo que en vía de recurso no tiene mucho recorrido, ya que es algo que se escapa del control.

El problema está surgiendo en estos últimos tiempos de establecimientos en que se desarrollan varias actividades, tipo “coworking” y similares, donde es posible que también ofrezcan desayunos e incluso comidas.

4º.- Conservar una agenda con los trabajos y desplazamientos:

Desde luego la ley no lo exige, pero si lo hará la Agencia Tributaria si decide revisar estas deducciones, ya que debe establecer la necesidad y relación del gasto con nuestra actividad.

Si yo por ejemplo deduzco una comida, está tendrá que tener relación con alguna actuación profesional, visita a algún cliente, etc…. La Agencia Tributaria admite incluso correos electrónicos, conversaciones vía whattsap, etc…

Esta última exigencia suele ser la más difícil de cumplir, ya que nadie guarda este tipo de información durante 4 años.

 

Por supuesto si nuestra actividad la realizamos de lunes a viernes, pero el gasto tiene fecha de un sábado o festivo, será complicado poder justificarlo. No es así cuando nuestra actividad se desarrolla de lunes a domingo, como podría ser en caso de un transportista.

5º.- Conservar las facturas:

Parece una obviedad, pero hay que conservarlas durante cuatro años y últimamente es frecuente que los establecimientos de hostelería emitan este tipo de facturas en papel térmico, que tras varios años archivadas suelen deteriorarse y resultar ilegibles.